Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Zoom“

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen die Tools „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare sowie Online-Beratungen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Die ZOOM Legal Policys, können Sie hier nachlesen: www.zoom.us/legal

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Hypnosepraxis-Grübel, Inh. Matthias Grübel, Fleckstraße 8, 91224 Pommelsbrunn.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseiten von „Zoom“ aufrufen, ist der jeweilige Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. 

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. 

Wenn Sie die „Zoom-App“ nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

• Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
• Online-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
• Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfrage-Funktionen sowie weitere Funktion zum Up- und Download von Dateien wie Bild, Ton, Video oder Office Daten zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen bereitgestellten Daten verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und anderen Teilnehmern während des Meetings oder danach, zugänglich zu machen und ggf. zu protokollieren.
• Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“ bzw. „Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
• Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
• Bei Nutzung einer Cloud zum Datentausch: Die Speicherung der vom Benutzer selbst in diesen Diensten gespeicherten Daten und nur zum Zwecke der vom Benutzer bestimmten weiteren Verarbeitung oder Verbreitung.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“ um „Online-Meetings“ durchzuführen.

Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind oder als Gast an einer Konferenz teilnehmen, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten durch die Hypnosepraxis-Grübel verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“ und der Kommunikation der Meeting-Teilnehmer*innen.

Andernfalls erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung des Benutzers.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ in „Zoom“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ sind Dienste, die von Anbietern aus den USA erbracht werden. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit beiden Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc. Bzw. der Microsoft Corporation, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Zahlungsverkehr mit dem Anbieter SumUP

Für die Bezahlung von Therapieleistungen können Sie zwischen Überweisung (Vorkasse) oder kontaktloser Zahlung (vor Ort in der Praxis) wählen. Wir verwenden für letzteres das Angebot des Dienstleisters SumUp. Die Übertragung von Daten erfolgt im Rahmen der Auftragserfüllung zum Zahlungsverkehr. 

Wie und welche Daten durch SumUp beim Zahlungsverkehr erhoben werden, können Sie in den Datenschutzbestimmungen einsehen: 

https://help.sumup.com/de-DE/articles/2MrnASQDdzJMkFMUnK7BFL-dsgvo-datenschutz

Datenschutzhinweise für unseren Onlinekalender

Für unseren Online-Termin-Kalender setzen wir auf dieser Webseite das Termintool CalendarApp ein. Dies ist ein Online-Termine-Tool zur automatischen Online-Termin-Vereinbarung.

CalendarApp, ein Projekt von Tool Loft UG (haftungsbeschränkt)

Ystader Str. 17, 10437 Berlin, Deutschland 

Tel.: +49 30 - 398217 55, E-Mail: mail@tool-loft.de

Geschäftsführer: Sven Preuß
HRB: 181903B // Berlin

Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen von CalendarApp und den datenschutzrechtlichen Regelungen finden Sie unter: https://calendarapp.de/seite/datenschutz/

Bei der Nutzung von CalendarApp werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
Siehe Abfragefelder des CalendarApp Online-Termin-Kalenders auf unserer Website oder alternativ nachfolgende personenbezogenen Daten:

- Vorname und Nachname

- Emailadresse

- Mobilnummer (optional)

- Freitextfeld

Mit der Nutzung von CalendarApp werden Daten an Server von CalendarApp übermittelt, die außerhalb unserer Kontrolle liegen. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit CalendarApp liegt vor, in dem wir CalendarApp verpflichten, die Daten unserer Kunden zu schützen und sie nicht an Dritte weiterzugeben. Weitere Informationen zum Datenschutz von Bookingflix finden Sie hier: https://calendarapp.de/seite/datenschutz/

Welche Techik wird verwendet:

- Mit der Nutzung können Cookis zur technsichen Ausführung eingesetzt werden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten nicht von der Einwilligung umfasst ist (insb. Log-Dateien), steht Ihnen ein Widerspruchsrecht zu. Ihren Widerspruch können Sie uns jederzeit zusenden bzw. mitteilen (info@hypnose-gruebel.de und/oder Hypnosepraxis-Grübel, Fleckstraße 8, 91224 Pommelsbrunn).

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die Standard-Löschfristen betragen bei CalendarApp aktuell einen Monat.

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und auch nicht für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sie sind auch nicht verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte jedoch zur Folge, dass eine Terminabsprache über CalendarApp nicht erfolgen könnte.

Stand: 16.11.2024